ショートステイの業務の中でも欠かせないのが、予約管理です。
某旅行サイトのように、クリックだけで自動で予約などのやり取りできればいいのですが、介護保険の適用になっているショートステイではそうは簡単に予約管理できませんし、実際にはなかなか煩雑な業務であるとも言えます。
では、ショートステイで効率よく予約管理を行うにはどうしたらいいか、解説していきたいと思います。
窓口は1本化
予約管理の効率化のために予約の窓口は、1本化にする必要性があります。
例えばですが、事務員さんなどが、予約票を見て勝手に予約を入れたりすると、混乱の元です。
また、予約管理を複数の担当者で行うことも混乱と、煩雑さを増す原因になります。
複数人で予約管理することは、ミスや間違いの元になりますし、情報の共有が必要になり、余分な業務が増えて煩雑になります。
予約開始時期について
予約管理の効率化のために、予約の開始時期を決めないということです。
予約の開始時期を決めている施設も多いですが、これは、予約開始日に電話が殺到して、大変なことになりますし、予約開始日に何の予約も入っていない状態で、いちいち予約を入れる方法はよくありません。
そうではなく、定期利用の方を中心に受け入れを行い、その方を基軸として予定を組んでいくことが重要です。
その上で空いている部屋に、予約を適宜入れていることが重要になります。
蛇足ですが、間違いがないように、メールやFAXなどで、予約がきちんと入れているという証拠を残して置くことも重要です。
同日入退所
これは、予約管理を行う上で注意しなくてはならない項目です。
同日入退所とは、あまり耳慣れない方のために、10人の定員のショートステイの事例として説明します。
例えば、14日から宿泊されている方が、9人そこへ15日の午前中に2名の方が、入所され、午後から3名の方が退所されるとします。
この場合は、15日の夜には、8人のご利用者様が残りお泊まりますことになります。
ここで、注意しなくてはならないのが、昼食の時間帯に定員より、1名多くなってしまいます。
これでも、定員はオーバーしていないと認めて（同日入退所を認めて）いるとうことになります。
ですが、この場合でも定員超過しているとみなしている保険者もありますので、予約管理の際には十分に注意してください。
まとめ
予約管理は、少し業務を改善することで効率よくできるようになりますので、参考にしてください。